Os arquivos PDF (Portable Document Format) são uma das formas mais populares de compartilhar documentos em um formato padrão, independentemente do dispositivo ou sistema operacional utilizado. Neste texto, vamos explorar a importância de agrupar PDFs e outras funcionalidades úteis que você deve conhecer e ainda exemplos práticos que você pode usar no seu uso diário.

O que é um arquivo PDF?

O PDF é um formato de arquivo desenvolvido pela Adobe Systems na década de 1990, que permite a apresentação e troca de documentos de maneira consistente entre diferentes dispositivos e sistemas operacionais. A Adobe é atualmente conhecida como a empresa por trás de alguns dos programas de design mais conhecidos como o Photoshop, mas é também uma empresa que teve outros rumos no passado. O PDF foi projetado para preservar a formatação, fontes, imagens e outros elementos de um documento, garantindo que seja exibido de forma idêntica em qualquer plataforma, e isso o torna uma escolha ideal para compartilhar documentos importantes que requerem uma apresentação precisa e consistente em qualquer sistema informático.

Agrupar PDFs: Benefícios e exemplos práticos

Agrupar ou juntar PDFs é o processo de combinar vários arquivos PDF em um único arquivo. Essa funcionalidade é importante por várias razões, como a organização e gerenciamento de documentos, onde pode ajudar a manter os documentos organizados e fáceis de gerenciar. Por exemplo, se você tiver várias partes de um relatório ou projeto em diferentes arquivos PDF, combiná-los em um único arquivo tornará mais fácil para você e seus colegas acessar e revisar o material completo.

Existem ainda outras vantagens como a facilidade de compartilhamento, pois ao compartilhar um único arquivo PDF consolidado é mais eficiente e prático do que compartilhar vários arquivos individuais. Isso economiza tempo e esforço para você e para quem recebe os documentos, além de evitar confusões e perda de informações.

Em alguns casos, agrupar PDFs pode resultar em um arquivo final menor do que a soma dos arquivos individuais, o que facilita o armazenamento e o compartilhamento do documento e pode tornar o arquivo mais pequeno.

Pode ainda juntar vários arquivos PDF para uma apresentação profissional, pois a apresentação de documentos combinados em um único arquivo PDF pode dar uma aparência mais profissional e coesa a relatórios, propostas e outros documentos importantes que você precise de mostrar a outras pessoas.

Como agrupar PDFs

Se você quer agrupar PDF pode contar o SmallPDF para isso, basta você acessar a ferramenta e agrupar seus arquivos PDF. O seu uso é muito simples: envie o arguido (pode também usar o Google Drive ou Dropbox, selecionando arquivos da Cloud) em seguida aguarde alguns momentos e escolha a opção de agrupar que você pretende.

Foto: Reprodução

Em seguida, aguarde uns segundos e seu arquivo está pronto para si, e pode guardar ele em seu disco ou nos serviços cloud que mencionámos antes.

Outras funcionalidades úteis de PDFs

Além de agrupar PDFs, há várias outras funcionalidades que você deve conhecer para aproveitar ao máximo o formato PDF como a compressão de PDFs, que reduz o tamanho do arquivo sem comprometer significativamente a qualidade do conteúdo. Isso é útil para economizar espaço de armazenamento e facilitar o envio de arquivos grandes por e-mail ou outros meios de compartilhamento.

Converter outros formatos de arquivo, como Word, Excel ou PowerPoint, em um arquivo PDF garante que o documento seja exibido corretamente em diferentes dispositivos e sistemas operacionais.

Pode ainda editar arquivos PDFs, porque embora o PDF tenha sido projetado como um formato não editável, há várias ferramentas disponíveis hoje que permitem editar arquivos PDF, uma dessas ferramentas está disponível no site do SmallPDF. Isso inclui adicionar ou remover texto, modificar a formatação, adicionar ou excluir imagens e reorganizar as páginas. A capacidade de editar PDFs permite fazer alterações em documentos existentes sem a necessidade de converter de volta ao formato original.

A segurança dos arquivos PDF

A segurança é uma preocupação fundamental ao lidar com documentos digitais, especialmente quando se trata de informações confidenciais ou sensíveis. O formato PDF oferece várias funcionalidades de segurança que ajudam a proteger seus documentos e garantir que apenas pessoas autorizadas possam acessá-los. Algumas dessas funcionalidades incluem a proteção de documentos PDF com senha, uma maneira de garantir que apenas pessoas autorizadas possam visualizar, editar ou imprimir o documento, a assinatura digital que é uma maneira segura e legalmente reconhecida de adicionar uma assinatura manuscrita a um documento eletrônico e o fato de adicionar uma marca d’água.

Usar um arquivo PDF agrupado é recomendado?

Agrupar PDFs é uma funcionalidade importante que facilita a organização, o gerenciamento e o compartilhamento de documentos. Além disso, outras funcionalidades úteis de PDFs, como assinatura digital, compressão e proteção por senha, tornam o formato PDF uma escolha versátil e poderosa para lidar com documentos em um ambiente digital.